Dans les différents ateliers que j’ai animés et que j’ai vus animés, j’ai pu observer 6 grandes phases. Dans cet article, je vous présente ces différentes phases, leur objectif et quelques techniques d’animation à utiliser pour chacune.
NB : je n’ai pas inventé ces termes, ils sont couramment utilisés en facilitation, et notamment dans le “creative problem solving” pour les étapes divergence-exploration-convergence, et de la théorie de l’élément humain de Will Schultz pour l’inclusion.
Avant le démarrage de votre atelier : l’accueil des participants
L’accueil et le démarrage sont une phase cruciale du déroulé de votre session.
Un démarrage réussi ou un démarrage complexe conditionne le reste de la session : posture des participants, posture du facilitateur et dynamique du groupe
Que se passe t’il pendant cette phase ?
L’accueil commence au moment où les participants rentrent dans votre salle. Quels sont les premiers éléments qu’ils voient en rentrant dans la salle ? Qu’est-ce / qui les accueille ? Quel est le processus pour qu’ils soient inclus dans l’événement ?
La phase d’accueil est celle où vous pouvez réaliser plusieurs tâches logistiques :
- Distribuer des badges / tote bag / goodies pour l’événement
- Vérifier l’identité des personnes
- Vérifier le nombre d’inscrits à l’événement
La phase de démarrage concerne le moment où vous démarrez votre session à proprement dit : le moment où vous prenez la parole pour faciliter et signaler le démarrage de votre session.
Les écueils à éviter pour l’accueil
Il y a généralement des tâches logistiques à réaliser pendant la phase d’accueil. Or, c’est là que vous pouvez créer un maximum d’opportunités humaines et de connexions profondes : au-delà de la logistique, la phase d’accueil peut aussi être une phase de connexion.
3 écueils à éviter :
- Les participants non accueillis, qui ne savent pas comment se passe l’introduction, et qui errent telles des âmes en peine
- Les participants accueillis en toute hâte : vous leur signifiez qu’ils ne sont pas importants et que l’événement démarre dans le rush
- Les participants accueillis, avec distribution de badge… mais qui se regardent ensuite dans le blanc des yeux…
Accueillir vos participants – bonnes pratiques
Quelques bonnes pratiques pour accueillir vos participants :
- Créer un sas physique d’entrée dans la pièce : décoration différente, musique d’accueil, aménagement de la salle : tout doit faire comprendre
Exemple : il y a 3 semaines j’ai animé une session de formation pour des formateurs. En arrivant 1h à l’avance j’ai pu complètement réaménager la salle, qui était une salle habituelle pour eux. Résultat : en arrivant, ils n’ont pas pu s’asseoir aux mêmes places que d’habitude et ont donc dû s’adapter au changement.
- Leur dire personnellement bonjour. En arrivant à l’avance et préparant bien votre salle avant, vous êtes disponible pour dire bonjour à chacun de vos invités. Leur serrer la main, leur demander comment ils vont et les accueillir dans l’événement. Si l’événement est un grand événement, vous ne pourrez pas tout faire, mais assurez vous que l’équipe d’accueil est disponible pour saluer individuellement chaque personne.
- Contextualiser. N’hésitez pas à expliquer dans combien de temps se fait le démarrage, les aider à s’installer dans la pièce et à prendre leurs marques
- Eau et/ou café. Prévoir de quoi s’hydrater permet aussi aux participants peu bavards d’avoir une occupation.
- Mettre en relation. Si vous prévoyez une phase d’accueil longue, à vous de mettre en relation les participants les uns avec les autres et de guider leurs conversations.
Exemple : dans les Startup Weekend (événements de création d’entreprise en 54h), une personne est 100% dédiée à la facilitation humaine de l’expérience : le facilitateur. Cette personne est typiquement affectée à l’animation du sas d’entrée des participants, l’accueil pouvant durer jusqu’à 1h. Cette personne se balade de groupe en groupe et aide les participants à démarrer les conversations.
Exemple : pendant les événements des Joyeux Audacieux nous prévoyons toujours 1 ou 2 Antisava, jeu de conversation authentique, pour briser la glace entre les participants.
Ensuite, c’est parti pour le démarrage de votre atelier ! Les deux premières étapes que je vous présente sont interchangeables, selon le déroulé de votre atelier.
En résumé,
- Intention : poser le cadre et donner envie aux participants de s’engager activement
- Inclusion : reconnaître chacun et chacune, créer des liens entre les participants
- Divergence : faire émerger tous les éléments sous jacents au sujet, s’approprier le thème et faire un tour d’horizon de ce que l’on abordera (un peu comme parcourir rapidement le menu au restaurant)
- Exploration : creuser le sujet en profondeur, en savoir plus, détailler (un peu comme se renseigner sur les ingrédients de tel ou tel plat)
- Convergence : choisir, définir des actions, décider (choisir votre repas parmi toutes les options disponibles)
- Déclusion : fermer la parenthèse de la journée, clôturer le contenu et clôturer la vie de groupe.
Ce que je peux vous conseiller : varier de technique d’animation (c’est valable en restant dans la même phase) toutes les 15-20 minutes. Cela permet aux participants de rester attentifs.
Inclusion
Objectif de l’inclusion : créer le groupe, permettre à chaque individu de se sentir reconnu et vu par le groupe.
Ce sentiment de reconnaissance peut commencer à être généré dès l’arrivée des participants dans votre atelier. Cependant, je vous recommande également d’en faire un moment donné dans votre atelier : un moment consacré où tout le monde est présent et vous pouvez passer d’une somme d’individus à un groupe.
Créer la connexion entre vos participants est la fondation de tout atelier collectif. C’est si et seulement si les participants de votre groupe sont profondément connectés (à eux-mêmes et aux autres personnes) que votre atelier réussira.
L’inclusion se fait dans tout atelier, et pas seulement dans les ateliers où les participants ne se connaissent pas. Des personnes qui se connaissent bien peuvent tout autant bénéficier de ce sas d’accueil que des inconnus.
L’inclusion est ce moment où l’on crée la membrane du groupe : un espace de sécurité, de reconnaissance où chacun se sent à l’aise pour contribuer. La phase d’inclusion est réussie quand les participants rentrent à l’intérieur de cette membrane.
Points d’attention pour l’inclusion :
- Poser le cadre de sécurité avant les exercices. Par exemple, signaler que tous les exercices sont des propositions, et non obligatoires, libère généralement l’audace des participants et les sécurise.
- Adapter votre inclusion au groupe. Par exemple, proposer plusieurs variantes dans les amplitudes de mouvement si vous proposez une inclusion avec du mouvement. > Pour indiquer les niveaux d’énergie du groupe, les participants peuvent le faire avec leurs bras, mains ou doigts.
Mes méthodes d’animation chouchou pour cette phase :
- L’arbre à personnages. Imprimer un arbre à personnages (visuel ci-contre source Worklab). Demander à chaque participant de choisir un personnage qui représente son état d’esprit du jour / sa vision du sujet etc… Proposer aux participants de partager leur choix de personnage et pourquoi ils l’ont choisi
- Les portraits. Proposer aux participants de prendre chacun 3 bouts de papier / post-it. Ils ont ensuite 30 secondes pour se mettre face à un autre participant et dessiner son visage sans regarder la feuille. Les deux personnes se dessinent mutuellement en même temps et sans regarder leur feuille. Une fois le dessin fait, il le distribue à la personne qu’il a dessiné. Puis tourner et changer de personne.
Les dessins sont très sommaires : comme on ne peut pas regarder sa feuille c’est très laborieux. Mais cette méthode a le grand avantage de créer de grands éclats de rire !
- Réflexion individuelle puis partage en tour de cercle : quel est l’objectif que j’ai envie d’atteindre à la fin de l’atelier.
Ce que je peux vous conseiller pour la phase d’inclusion est de fonctionner de manière progressive :
- Inclure les personnes une par une en leur disant bonjour lors de l’accueil
- Leur permettre d’échanger avec une deuxième personne, pour créer un premier lien
- Créer des échanges en petits groupes (si le groupe dépasse 6 participants)
- Puis enfin arriver sur un tour de cercle général
Cela permet aux plus timides de prendre leur place de manière progressive et douce dans le groupe.
IMPORTANT : avant de lancer l’exercice, montrez-le vous-même, cela donnera confiance aux participants !
Autres méthodes d’inclusion
Vous pourrez trouver à ce lien 24 brise-glace très qualitatifs pour vos inclusions
De la théorie pour aller plus loin sur l’inclusion
Dans son ouvrage Élément Humain, Will Schultz rappelle bien que si une seule personne en est encore aux besoins de l’inclusion, tout le groupe y est également.
Je vous propose d’écouter l’excellent podcast réalisé par Myriam Hadnes au sujet de l’importance de la connexion au lien suivant.
“Si tout le monde dans la pièce est connecté, vous pouvez résoudre n’importe quel problème en 10 secondes”. Patrick Cowden
Quelques extraits que j’ai retenus de ce podcast :
- Une connexion de qualité peut passer par un temps de partage en petits groupes au début de l’atelier, où chacun partage sa réponse à une question et les autres écoutent en silence. Après cette phase, le groupe est amené à se faire un feedback appréciatif sur le processus de partage, et ainsi à se connecter encore plus profondément.
- Avoir une seule discussion à la fois, écouter une seule personne permet de créer une qualité de présence dans le groupe.
Intention
Objectif de l’intention : L’intention est le moment d’introduction de votre atelier : le moment où vous allez poser le cadre et permettre aux participants de comprendre où ils mettent les pieds 🙂 Elle sert à rassurer les participants et leur donner envie de s’engager pleinement dans l’atelier.
Pour une intention réussie, je vous propose 4 types d’actions (source : M.Wilkinson, The secrets of facilitation) :
- Informer vos participants : objectifs, sens de l’atelier, étapes, logistique du lieu, horaires
- Les enthousiasmer : à quoi cet atelier va vraiment leur servir ? Qu’est-ce que ça peut changer dans leur vie ? En quoi cet atelier est-il important ?
- Les responsabiliser : donner à voir ce qu’ils peuvent faire pour contribuer à la réussite de l’atelier. Par exemple, expliquer que vous êtes là pour faciliter le travail, mais que ce sont les participants qui doivent faire ce travail.
- Et enfin les impliquer : leur donner la parole dans les premières 15 minutes (max) de l’atelier, leur faire prendre la parole, les faire agir.
Une intention réussie doit permettre aux participants de trouver leur sens personnel, comprendre quelle est leur place dans le groupe et savoir dans quelle direction commune ils vont.
(Schéma issu du podcast Workshops that work de Myriam Hadness)
Mes méthodes d’animation chouchou pour cette phase :
- Dessiner le déroulé de la journée (les grandes phases) et l’accrocher au mur de manière permanente -> cela permet aux participants de se repérer dans le déroulé de l’atelier
- Demander aux participants ce dont ils ont besoin pour l’atelier et formaliser un accord entre nous pour respecter ces principes. Si le groupe dépasse 6 personnes, je propose des principes que j’ai réfléchis en amont et demande à chaque personne son accord verbal. Exemples : authenticité, écoute, partage, respect etc…
Ce qui peut vous aider à ce moment-là est d’expliciter ces principes et donner des exemples de comment les respecter. Par exemple : le respect peut signifier reprendre à l’heure, ranger son espace de travail, prêter attention a la formulation de ses phrases…
- Faire réfléchir les participants aux objectifs personnels qu’ils veulent atteindre a la fin de l’atelier. Puis les afficher au mur et/ou les partager en tout de cercle.
Divergence
Objectif de la divergence : faire émerger un maximum d’idées qui peuvent résoudre le problème / sujet. Cette phase est généralement très créative et peut se matérialiser sous la forme d’un brainstorming.
Pensez bien à poser le cadre lors du début de la phase de divergence. Par exemple :
- Toutes les idées sont bonnes (pas de censure)
- Nous recherchons la quantité d’idées et pas la qualité (le tri viendra dans un second temps)
- Une personne à la fois (pour favoriser l’écoute).
Votre rôle a ce moment là : laisser le contenu émerger par les participants. Le but est de leur créer un espace de réflexion et de partage.
Vous pouvez prêter une attention particulière au respect du cadre a ce moment là : vous assurer que les idées ne sont pas censurées, que la parole est bien répartie…
Mes méthodes d’animation chouchou pour cette phase :
- Brainstorming : demander aux participants de vous lister tous les mots-clés qui leurs viennent par rapport à ce thème
- Discussion en binômes (ou petits groupes) : demander aux participants de se mettre par binômes et de discuter de leur vision du thème.
- Par exemple, pendant une soirée optimiste organisée le 17 mai 2019 à Marseille, j’ai proposé aux participants de se mettre en groupes de 4 et d’échanger autour du sujet suivant “pour nous, l’optimisme c’est…”
- World Café : en partant du thème, vous déterminez 3 ou 4 “sous-questions”. Par exemple autour du thème de l’optimisme, ça pourrait être : “Qu’est-ce que l’optimisme ?”, “A quoi l’optimisme peut-il servir ?”, “Quels sont les inconvénients de l’optimisme ?”.
- Ensuite, vous proposez aux participants de se répartir en groupes autour de chacune de ces questions. A ce stade-là, votre salle est donc divisée en 3 ou 4 ilôts.
- Donnez aux groupes 10 à 20 minutes pour répondre à la question.
- Puis, les participants tournent de table et vont répondre à une autre question. Une seule personne reste à chaque table pour rapporter ce qui a été dit aux nouveaux arrivants.
- Répétez jusqu’à ce que tous les participants aient fait toutes les tables
- Optionnel : restitution par chaque rapporteur de table pour sortir les points saillants
Source de l’image et en savoir plus sur le World Café
Exploration
Objectif de l’exploration: explorer les différents points de vue / techniques / idées qui auront émergé pendant la phase de divergence. Il s’agit d’aller plus loin et plus en profondeur sur ces idées : les qualifier et les préciser.
Mes méthodes d’animation chouchou pour cette phase :
- Témoignage d’intervenants : faire intervenir des personnes extérieures permet de diversifier les points de vue et de montrer comment le sujet du jour s’incarne au quotidien
- Les schémas : à ce moment-là, les participants peuvent apprécier que vous donniez un éclairage plus théorique sur le sujet du jour. Les schémas sont des outils très parlants, visuels et qui aident à simplifier la compréhension d’un problème.
- Les jeux de rôles ou échanges d’expériences personnelles : en développement personnel, l’effet miroir est extrêmement puissant. Vous pouvez dans cette phase proposer à vos participants de jouer des saynettes que vous aurez déterminé d’avance. Ou leur demander de partager une expérience personnelle avec un binôme, qui pourra reformuler ce vécu ou faire effet miroir.
- Exemple 1 : jeu de rôle des peurs. Vous pouvez écrire des scénarios de personnages qui se retrouvent dans une situation où ils ont peur.
- Exemple 2 : identification des forces. Un des participants raconte une expérience personnelle forte : un moment où il s’est senti compétent et fier de lui. L’autre personne écoute, puis présente les forces / talents qu’il a identifié chez cette personne par rapport à cette expérience
Précaution : quand vous animez un exercice de ce type, pensez à toujours inclure un temps de partage à sa suite. Ces exercices sont forts en émotion ; prévoir un temps de partage permet de purger ces émotions (ce sans quoi il est difficile de passer à la suite)
Convergence
Objectif de la convergence : choisir des idées, aboutir à des décisions et préparer la suite de l’atelier.
Mes méthodes d’animation chouchou pour cette phase :
Ce que je vous conseille est de préparer au maximum cette phase en amont. Par exemple avec des modèles imprimés où les participants n’ont plus qu’à remplir le plan d’action.
- Mes objectifs à 3 jours / 3 semaines / 3 mois : demandez à vos participants de noter leurs objectifs à 3 jours, 3 semaines et 3 mois de votre atelier. Si possible, aidez-les à spécifier leurs objectifs, pour qu’ils soient Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et déterminés dans le Temps (SMART)
- Choix d’idées : si vous avez une liste de propositions d’action, vous pouvez distribuer aux participants des gommettes et leur proposer de choisir chacun les 3 actions qu’ils trouvent les plus pertinentes.
- Par exemple, si vous organisez un atelier sur la gestion du stress, vous pouvez conclure la phase d’émergence avec 10 outils pour mieux gérer son stress. La phase de choix d’idées consistera à demander aux participants de choisir les 3 outils qu’ils veulent utiliser personnellement.
Déclusion (ou conclusion)
Objectif : ancrer le résultat de votre atelier et propulser le groupe dans l’énergie de la suite. La déclusion se fait généralement en 2 étapes :
- La clôture du contenu : rappeler ce qui s’est passé pendant l’atelier, les prochaines étapes des participants
- La clôture du groupe : un rituel collectif qui permet de faire remonter l’énergie et de fermer la parenthèse que vous avez ouverte en début d’atelier. Vous pouvez également faire un rituel individuel / d’introspection avant le rituel collectif.
Mes méthodes d’animation chouchou pour cette phase :
- La lettre à soi-même. Cet exercice peut prendre de multiples formes : écrire une lettre pour se remercier de tout ce que l’on fait de positif, s’écrire une lettre depuis le futur, écrire une lettre pour accueillir une émotion ou pour remercier une peur… Cet exercice est introspectif et demande du temps. Pensez à inclure un rituel collectif pour ensuite faire remonter l’énergie.
- Tour de cercle “ce que je vous souhaite” : demander aux participants de former un cercle (debout). Chacun dit en un mot ce qu’il souhaite aux autres personnes du groupe
- Partage sur le vécu de l’atelier : proposer aux participants de partager (vous pouvez utiliser des photos en support) leur vécu de l’atelier : ce que j’ai aimé, ce que j’ai retenu, ce que je veux mettre en action…
Répertoire de méthodes d’animation
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