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Dans les différents ateliers que j’ai animés et que j’ai vus animés, j’ai pu observer 6 grandes phases le jour J (pour la phase de préparation, je vous recommande cet article)

NB : je n’ai pas inventé ces termes, ils sont couramment utilisés en facilitation, et notamment dans le “creative problem solving” pour les étapes divergence-exploration-convergence, et de la théorie de l’élément humain de Will Schultz pour l’inclusion.

En résumé,  Intention : poser le cadre et donner envie aux participants de s’engager activement Inclusion : reconnaître chacun et chacune, créer des liens entre les participants  Divergence : faire émerger tous les éléments sous jacents au sujet, s’approprier le thème et faire un tour d’horizon de ce que l’on abordera (un peu comme parcourir rapidement le menu au restaurant) Exploration : creuser le sujet en profondeur, en savoir plus, détailler (un peu comme se renseigner sur les ingrédients de tel ou tel plat) Convergence : choisir, définir des actions, décider (choisir votre repas parmi toutes les options disponibles) Déclusion : fermer la parenthèse de la journée, clôturer le contenu et clôturer la vie de groupe.

Avant le démarrage de votre atelier : l’accueil des participants 

L’accueil et le démarrage sont une phase cruciale du déroulé de votre session.

Un démarrage réussi ou un démarrage complexe conditionne le reste de la session : posture des participants, posture du facilitateur et dynamique du groupe

Que se passe t’il pendant cette phase ?

L’accueil commence au moment où les participants rentrent dans votre salle. Quels sont les premiers éléments qu’ils voient en rentrant dans la salle ? Qu’est-ce / qui les accueille ? Quel est le processus pour qu’ils soient inclus dans l’événement ?

La phase d’accueil est celle où vous pouvez réaliser plusieurs tâches logistiques :

• Distribuer des badges / tote bag / goodies pour l’événement
• Vérifier l’identité des personnes
• Vérifier le nombre d’inscrits à l’événement

La phase de démarrage concerne le moment où vous démarrez votre session à proprement dit : le moment où vous prenez la parole pour faciliter et signaler le démarrage de votre session.

Les écueils à éviter pour l’accueil

Il y a généralement des tâches logistiques à réaliser pendant la phase d’accueil. Or, c’est là que vous pouvez créer un maximum d’opportunités humaines et de connexions profondes : au-delà de la logistique, la phase d’accueil peut aussi être une phase de connexion.

2 écueils à éviter :

• Les participants non accueillis, qui ne savent pas comment se passe l’introduction, et qui errent telles des âmes en peine
• Les participants accueillis, avec distribution de badge… mais qui se regardent ensuite dans le blanc des yeux…

Accueillir vos participants – bonnes pratiques

Quelques bonnes pratiques pour accueillir vos participants :

• Créer un sas physique d’entrée dans la pièce : décoration différente, musique d’accueil, aménagement de la salle : tout doit faire comprendre

Exemple : il y a 3 semaines j’ai animé une session de formation pour des formateurs. En arrivant 1h à l’avance j’ai pu complètement réaménager la salle, qui était une salle habituelle pour eux. Résultat : en arrivant, ils n’ont pas pu s’asseoir aux mêmes places que d’habitude et ont donc dû s’adapter au changement.

• Leur dire personnellement bonjour. En arrivant à l’avance et préparant bien votre salle avant, vous êtes disponible pour dire bonjour à chacun de vos invités. Leur serrer la main, leur demander comment ils vont et les accueillir dans l’événement. Si l’événement est un grand événement, vous ne pourrez pas tout faire, mais assurez vous que l’équipe d’accueil est disponible pour saluer individuellement chaque personne.
• Contextualiser. N’hésitez pas à expliquer dans combien de temps se fait le démarrage, les aider à s’installer dans la pièce et à prendre leurs marques
• Eau et/ou café. Prévoir de quoi s’hydrater permet aussi aux participants peu bavards d’avoir une occupation.
• Mettre en relation. Si vous prévoyez une phase d’accueil longue, à vous de mettre en relation les participants les uns avec les autres et de guider leurs conversations.

Exemple : dans les Startup Weekend (événements de création d’entreprise en 54h), une personne est 100% dédiée à la facilitation humaine de l’expérience : le facilitateur. Cette personne est typiquement affectée à l’animation du sas d’entrée des participants, l’accueil pouvant durer jusqu’à 1h. Cette personne se balade de groupe en groupe et aide les participants à démarrer les conversations.

Exemple : pendant les événements des Joyeux Audacieux nous prévoyons toujours 1 ou 2 Antisava, jeu de conversation authentique, pour briser la glace entre les participants.

Ensuite, c’est parti pour le démarrage de votre atelier ! Les deux premières étapes que je vous présente sont interchangeables, selon le déroulé de votre atelier. 

Intention 

Objectif de l’intention : L’intention est le moment d’introduction de votre atelier : le moment où vous allez poser le cadre et permettre aux participants de comprendre où ils mettent les pieds 🙂 Elle sert à rassurer les participants et leur donner envie de s’engager pleinement dans l’atelier.

Pour une intention réussie, je vous propose 4 types d’actions (source : M.Wilkinson, The secrets of facilitation) :

• Informer vos participants : objectifs, sens de l’atelier, étapes, logistique du lieu, horaires 
• Les enthousiasmer : à quoi cet atelier va vraiment leur servir ? Qu’est-ce que ça peut changer dans leur vie ? En quoi cet atelier est-il important ? 
• Les responsabiliser : donner à voir ce qu’ils peuvent faire pour contribuer à la réussite de l’atelier. Par exemple, expliquer que vous êtes là pour faciliter le travail, mais que ce sont les participants qui doivent faire ce travail. 
• Et enfin les impliquer : leur donner la parole dans les premières 15 minutes (max) de l’atelier, leur faire prendre la parole, les faire agir. 

Une intention réussie doit permettre aux participants de trouver leur sens personnel, comprendre quelle est leur place dans le groupe et savoir dans quelle direction commune ils vont. 

(Schéma issu du podcast Workshops that work de Myriam Hadness)

Exemples de méthodes d’animation pour cette phase : 

• Dessiner le déroulé de la journée (les grandes phases) et l’accrocher au mur de manière permanente -> cela permet aux participants de se repérer dans le déroulé de l’atelier 

• Demander aux participants ce dont ils ont besoin pour l’atelier et formaliser un accord entre nous pour respecter ces principes. Si le groupe dépasse 6 personnes, je propose des principes que j’ai réfléchis en amont et demande à chaque personne son accord verbal. Exemples : authenticité, écoute, partage, respect etc… 

Ce qui peut vous aider à ce moment-là est d’expliciter ces principes et donner des exemples de comment les respecter. Par exemple : le respect peut signifier reprendre à l’heure, ranger son espace de travail, prêter attention a la formulation de ses phrases…

• Faire réfléchir les participants aux objectifs personnels qu’ils veulent atteindre a la fin de l’atelier. Puis les afficher au mur et/ou les partager en tout de cercle.

Inclusion

“Si tout le monde dans la pièce est connecté, vous pouvez résoudre n’importe quel problème en 10 secondes”. Patrick Cowden

Objectif de l’inclusion : créer le groupe, permettre à chaque individu de se sentir reconnu et vu par le groupe. 

Ce sentiment de reconnaissance peut commencer à être généré dès l’arrivée des participants dans votre atelier. Cependant, je vous recommande également d’en faire un moment donné dans votre atelier : un moment consacré où tout le monde est présent et vous pouvez passer d’une somme d’individus à un groupe.

Créer la connexion entre vos participants est la fondation de tout atelier collectif. C’est si et seulement si les participants de votre groupe sont profondément connectés (à eux-mêmes et aux autres personnes) que votre atelier réussira. 

L’inclusion se fait dans tout atelier, et pas seulement dans les ateliers où les participants ne se connaissent pas. Des personnes qui se connaissent bien peuvent tout autant bénéficier de ce sas d’accueil que des inconnus. 

L’inclusion est ce moment où l’on crée la membrane du groupe : un espace de sécurité, de reconnaissance où chacun se sent à l’aise pour contribuer. La phase d’inclusion est réussie quand les participants rentrent à l’intérieur de cette membrane. 

Points d’attention pour l’inclusion :

• Poser le cadre de sécurité avant les exercices. Par exemple, signaler que tous les exercices sont des propositions, et non obligatoires, libère généralement l’audace des participants et les sécurise. 
• Adapter votre inclusion au groupe. Par exemple, proposer plusieurs variantes dans les amplitudes de mouvement si vous proposez une inclusion avec du mouvement. > Pour indiquer les niveaux d’énergie du groupe, les participants peuvent le faire avec leurs bras, mains ou doigts. 

Ce que je peux vous conseiller pour la phase d’inclusion est de fonctionner de manière progressive : 

• Inclure les personnes une par une en leur disant bonjour lors de l’accueil
• Leur permettre d’échanger avec une deuxième personne, pour créer un premier lien 
• Créer des échanges en petits groupes (si le groupe dépasse 6 participants) 
• Puis enfin arriver sur un tour de cercle général

Cela permet aux plus timides de prendre leur place de manière progressive et douce dans le groupe. 

IMPORTANT : avant de lancer l’exercice, montrez-le vous-même, cela donnera confiance aux participants !

Exemples de méthodes d’animation pour cette phase : 

• Les portraits. Proposer aux participants de prendre chacun 3 bouts de papier / post-it. Ils ont ensuite 30 secondes pour se mettre face à un autre participant et dessiner son visage sans regarder la feuille. Les deux personnes se dessinent mutuellement en même temps et sans regarder leur feuille. Une fois le dessin fait, il le distribue à la personne qu’il a dessiné. Puis tourner et changer de personne. 

Les dessins sont très sommaires : comme on ne peut pas regarder sa feuille c’est très laborieux. Mais cette méthode a le grand avantage de créer de grands éclats de rire ! 

• Réflexion individuelle puis partage en tour de cercle : quel est l’objectif que j’ai envie d’atteindre à la fin de l’atelier. 

💡 Aller plus loin sur l’inclusion : 

• Vous pourrez trouver à ce lien 24 brise-glace très qualitatifs pour vos inclusions
• Livre Élément Humain, Will Schultz 
• Je vous propose d’écouter l’excellent podcast réalisé par Myriam Hadnes au sujet de l’importance de la connexion au lien suivant.

Divergence 

Objectif de la divergence : faire émerger un maximum d’idées qui peuvent résoudre le problème / sujet. Cette phase est généralement très créative et peut se matérialiser sous la forme d’un brainstorming ou d’un cercle de parole.

Pensez bien à poser le cadre lors du début de la phase de divergence. Par exemple : Toutes les idées sont bonnes (pas de censure)Nous recherchons la quantité d’idées et pas la qualité (le tri viendra dans un second   temps)Une personne à la fois (pour favoriser l’écoute).

Votre rôle à ce moment-là : laisser le contenu émerger par les participants. Le but est de leur créer un espace de réflexion et de partage.

Vous pouvez prêter une attention particulière au respect du cadre à ce moment-là : vous assurer que les idées ne sont pas censurées, que la parole est bien répartie…

Exploration

“Il y a un temps pour agir et un temps pour attendre, écouter, observer. C’est là que la compréhension et la clarté peuvent émerger.  L’action qui naît de la compréhension est déterminée, ferme et puissante” Charles Eisenstein 

Objectif de l’exploration:  explorer les différents points de vue / techniques / idées qui auront émergé pendant la phase de divergence. Il s’agit d’aller plus loin et plus en profondeur sur ces idées : les qualifier et les préciser. 

Exemples de méthodes d’animation pour cette phase : 

• Témoignage d’intervenants : faire intervenir des personnes extérieures permet de diversifier les points de vue et de montrer comment le sujet du jour s’incarne au quotidien 

• Les schémas : à ce moment-là, les participants peuvent apprécier que vous donniez un éclairage plus théorique sur le sujet du jour. Les schémas sont des outils très parlants, visuels et qui aident à simplifier la compréhension d’un problème.

• Echanges d’expériences personnelles : en développement personnel, l’effet miroir est extrêmement puissant. Vous pouvez dans cette phase proposer à vos participants de partager une expérience personnelle avec un binôme, qui pourra reformuler ce vécu ou faire effet miroir.
  • Exemple : identification des forces. Un des participants raconte une expérience personnelle  forte : un moment où il s’est senti compétent et fier de lui. L’autre personne écoute, puis présente les forces / talents qu’il a identifié chez cette personne par rapport à cette expérience 

Précaution : quand vous animez un exercice de ce type, pensez à toujours inclure un temps de partage à sa suite. Ces exercices sont forts en émotion ; prévoir un temps de partage permet de purger ces émotions (ce sans quoi il est difficile de passer à la suite)

Convergence 

Objectif de la convergence : choisir des idées, aboutir à des décisions et préparer la suite de l’atelier. 

Evaluer	Choisir	Planifier
PrioriserMatrices d’évaluationÉlections sans candidat	Vote avec les piedsCarnet de chèques Jetons de poker / gommettes pour voter Décision par consentement  Est-ce que vous ne pouvez pas vivre avec cette solution => question qui permet de faire un choix plus rapide que si tout le monde doit être d’accord	Prochain petit pasQu’est-ce que je vais appliquer ?3 jours / 3 séminaires / 3 moisRetro-planning

Déclusion 

Objectif : ancrer le résultat de votre atelier et propulser le groupe dans l’énergie de la suite. La déclusion se fait généralement en 2 étapes :

• La clôture du contenu : rappeler ce qui s’est passé pendant l’atelier, les prochaines étapes des participants
• La clôture du groupe : un rituel collectif qui permet de faire remonter l’énergie et de fermer la parenthèse que vous avez ouverte en début d’atelier. Vous pouvez également faire un rituel individuel / d’introspection avant le rituel collectif. 

Mes méthodes d’animation chouchou pour cette phase : 

• La lettre à soi-même. Cet exercice peut prendre de multiples formes : écrire une lettre pour se remercier de tout ce que l’on fait de positif, s’écrire une lettre depuis le futur, écrire une lettre pour accueillir une émotion ou pour remercier une peur… Cet exercice est introspectif et demande du temps. Pensez à inclure un rituel collectif pour ensuite faire remonter l’énergie. 

• Tour de cercle “ce que je vous souhaite” : demander aux participants de former un cercle (debout). Chacun dit en un mot ce qu’il souhaite aux autres personnes du groupe 

• Partage sur le vécu de l’atelier : proposer aux participants de partager (vous pouvez utiliser des photos en support) leur vécu de l’atelier : ce que j’ai aimé, ce que j’ai retenu, ce que je veux mettre en action…