Article co-écrit avec Mathieu Geiler
30 avril 2020, 8h55, 40, 50, 60 et bientôt 78 personnes se connectent. Et voilà, nous sommes partis avec Mathieu Geiler pour animer un déconfinement authentique – 5 jours de retraite de développement personnel en ligne.
Les participants sont des étudiants, participants du programme Business Mediation. Business Mediation est un programme hybride composé d’ingénieurs-managers-makers issus de 5 écoles d’ingénieurs (ISARA – ISMIN – ESTP – CPE et ITECH) et d’une école de management (emlyon business school). Ce programme de 6 mois permet de faire travailler ensemble 75 étudiants issus de « mondes différents » grâce à des méthodes agiles et collaboratives.
A l’origine, nous avions organisé une retraite en présentiel avec 4 jours d’activités dans un lieu inconnu en pleine nature. L’objectif : créer un cadre sécurisé et bienveillant pour prendre du temps, se poser les bonnes questions et se connecter de manière authentique à soi et aux autres.
Face au confinement nous avons choisi, en accord avec Julie Fabbri, notre super commanditaire, de maintenir l’idée d’une retraite et de tout basculer en format en ligne, en un peu moins de dix jours.
Dans cet article, nous vous contons notre retour d’expérience : nos apprentissages, nos échecs, nos questions. Parce qu’ils nous semble important de différencier la “formation en ligne” de la “formation en ligne en confinement”. Les attentes et les besoins des participants ne sont pas les mêmes, l’énergie est (très) différente.
NB : cet article est publié sous un seul nom car LinkedIn ne permet pas encore la co-écriture, mais cet article a été rédigé en intégralité à quatre mains – Mathieu Geiler & Lily Gros 🙂
Le programme
Suite au confinement et à l’interdiction de nous retrouver en présentiel, nous avons pris le temps de revoir les objectifs pour les réadapter au contexte. Ainsi est né le “Déconfinement Authentique” :
- Prendre de la hauteur, une bouffée d’oxygène et de positivisme
- Profiter de cette période pour se recentrer sur l’essentiel
- S’outiller pour mieux se connaître
- Mettre le FAIRE de côté et prendre soin de l’ÊTRE
Nous avions articulé chaque journée autour de 6 moments phares :
- Le réveil du corps et de l’esprit sur Zoom de 09h00-09h30
- Puis la découverte en autonomie du contenu en lien avec le thème de la journée jusqu’à 10h30
- Un.e débat / conférence animé par nos soins ou par un intervenant extérieur sur Zoom de 10h30 à 12h
- Des exercices individuels et collectifs sur Slack et Teachable. Les exercices collectifs se faisaient en “Tribus”, sous-groupes générés de manière aléatoire que les étudiants ont conservé tout au long de la semaine, de 14h00 à 16h00
- Un cercle de partage en petits groupes aléatoires pour partager son expérience de la journée sur Zoom de 16h00-17h00
Pour les curieux, vous pouvez consulter le sommaire de la partie contenu (matin) sur Teachable.
🤝Comment collaborer à distance
Apprentissage n°1 : Créer des temps de connexion entre co-animateurs.
Pour se demander comment on va, comment on se sent, l’énergie du jour, éventuellement ré-adapter les charges de travail mutuelles, mais surtout pour prendre le temps de rire ensemble.
Le matin, nous avions instauré un rituel de danse : l’un de nous mettait de la musique et on dansait tous les deux devant nos ordinateurs. Un temps haut en énergie pour bien démarrer la journée et arriver pour le réveil du matin avec la banane !
Le soir, nous parlions plutôt de notre météo intérieure, notre vécu de la journée et des apprentissages à en tirer.
Apprentissage n°2 : L’importance d’animer à 2
Pour gérer les baisses d’énergie, créer les groupes sur zoom ou encore modérer les questions sur le chat pendant que l’autre anime. Cela nous a permis d’être un binôme très efficace et en mesure de s’adapter en continu à l’énergie du groupe.
Apprentissage n°3 : Être attentifs à l’énergie
L’animation en ligne est très énergivore. En effet, c’est beaucoup plus difficile de ressentir et de recevoir l’énergie des participants. C’est tout aussi difficile le gérer quand vous donnez tout et que vous avez 50% d’écrans noirs sur Zoom.
Cela permet également de réaliser à quel point il est important d’avoir des interactions en petits groupes et d’apprendre à connaître les participants. La connexion humaine avec les participants nous a manqué.
Régulièrement, nous avons proposé aux étudiants de nous indiquer leur niveau d’énergie : soit par une note de 1 (pas du tout d’énergie) ou de 5 (prêt à faire du crossfit dans sa cuisine) ou en tendant les bras devant soi à l’horizontale (niveau 1) ou à la verticale (niveau 5)
🔧Quels outils utiliser ?
Nous avons fait le choix d’utiliser 3 outils, avec chacun son rôle et son heure:
- Zoom pour échanger en visio tous ensemble, 3 fois par jour
Les avantages : utilisation du chat pour poser ses questions, possibilité de créer des sous-groupes de taille et durée variable, de manière aléatoire ou manuelle.
- Slack pour interagir avec l’ensemble du groupe
Les avantages : pouvoir partager du contenu à tout le monde en temps réel, créer des canaux privés, communiquer en individuel avec les étudiants.
- Teachable, le matin pour découvrir le contenu lié à la thématique de la journée, l’après midi pour les exercices individuels et en groupe.
Les avantages : planifier l’accessibilité du contenu par les étudiants, ergonomie et simplicité de la plateforme, le fait que Lily l’ai déjà utilisée
Apprentissage n°4 : l’importance du cadre
Dès le premier jour nous avons proposé aux participants “des règles de vie en communauté en ligne” pour fluidifier l’expérience. Cependant, il nous a tout de même fallu prendre en considération les différentes conditions de confinement des uns et des autres. Pour cela nous avons utilisé la formule “ tout est proposition”. Autrement dit, les exercices n’étaient pas obligatoires.
Apprentissage n° 5 : Créer des petits groupes
La création de petits groupes et de canaux Slack dédiés pour les tribus étaient précieux. Nous étions dans les boucles de conversation des petits groupes et cela nous a permis de voir comment les étudiants se sentaient dans les exercices proposés.
🤹♀️Comment donner du rythme aux 5 jours ?
Apprentissage n°6 : Créer des rituels
Nous avons structuré cette semaine :
- avec une thématique par journée
- et 6 temps forts par journée
Cette structure nous a permis de proposer des repères quotidiens aux participants afin qu’ils puissent organiser leurs journées.
Apprentissage n°7 : Dynamiser par des ruptures de rythme et des interventions extérieures
Le troisième et le cinquième jour nous avons fait intervenir deux entrepreneures. Cela a redonné du rythme et de la dynamique au groupe. De même, le quatrième jour nous avons inversé l’ordre de certains exercices. A partir de la fin du deuxième jour, réintroduire des éléments de surprises, de diversité permet de ne pas tomber dans la lassitude.
Si nous devions le refaire, nous mettrions des témoignages inspirants les jour 1, 3 et 5.
Apprentissage n°8 : Demander du feedback
Comme sur nos formats en présentiel, nous avons réalisé chaque jour un REX (Retour d’EXpériences à chaud), via un formulaire anonyme très simple avec 3 questions :
- Qu’avez vous préféré aujourd’hui ?
- Qu’avez-vous le moins apprécié ?
- Comment pouvons nous améliorer l’expérience ?
Cela présente plusieurs intérêts :
- le principal, ne pas attendre la fin de la retraite pour améliorer la facilitation et l’organisation des journées.
- les participants se sentent écouté et considéré
- dégager des tendances quant aux besoins / envies / avis des étudiants
Astuce n°1 : ne pas prendre les retours au pied de la lettre, vous aurez toujours des retours blancs et d’autres noirs. Le but est surtout de dégager des tendances.
Astuce n°2 : pour avoir un taux de participation proche de 100%, nous avons envoyé le lien du questionnaire en fin de journée pendant notre temps de partage sur zoom, avant de présenter la journée du lendemain et décomptions en live le nombre de réponses.
💬Quelle spécificité à mener une retraite en ligne pendant le confinement ?
Apprentissage n°8 : le collectif prime sur l’individuel
Contrairement à une retraite en présentiel ou en ligne, en temps de confinement les étudiants nous ont demandé beaucoup de temps en tribus / petits groupes / binômes. Ils avaient besoin d’échanger et de partager entre eux contrairement à la retraite en ligne qui propose plusieurs moments d’introspection.
Les cercles de partage en petit comité en fin de journée ainsi que les petits groupes fixes ont créé beaucoup d’occasions de partage.
Apprentissage n°9 : proposer des exercices FUN de groupe
Dans le contenu que nous proposions il y avait du contenu théorique, des exercices très introspectifs, des interventions décalantes.
Nous avions prévu pour quelques jours des défis Tribus (par exemple : créer une chorégraphie, penser une utopie pour le monde de demain, faire une création imparfaite…). Ces défis ont généré tellement d’énergie, de mouvement et de dynamisme chez les étudiants que nous avons créé des défis de Tribu pour chaque journée.
Ci-dessus la photo des défis chorégraphiques que nous avons lancé aux étudiants le deuxième jour. En bas à droite celle de l’équipe pédagogique.
Apprentissage n°10 : centraliser et collecter l’information
Chaque jour nous proposions des travaux d’écriture aux participants et les invitions à les partager, selon leurs envies, dans le chat. Nous avons donc récolté des centaines de “kifs” quotidien, des partages d’émotions très enrichissants que nous avons anonymisé et que nous allons mettre en forme pour piqure de rappel dans quelques jours aux participants.
💡 Zoom sur les ateliers du matin
Apprentissage n°10 : ce qui fonctionne bien à 15 en ligne peut aussi fonctionner à 75:
Le premier jour nous avons facilité une session d’échanges avec la méthode du Travail Qui Relie. Lily avait déjà animé cette méthode mais pour des groupes de 15 personnes. L’animer à 75 était un pari, mais la méthode était juste et donc nous avons pris le parti de garder la même méthode d’animation.
La méthode consiste en 4 étapes pour développer notre résilience face aux crises environnementales : (en lire plus par ici)
- S’ancrer dans la gratitude, pour ouvrir nos perspectives et aussi remercier ce qui va bien
- Honorer notre peine : accueillir et partager nos émotions
- Adopter un nouveau regard : prendre de la hauteur, revenir à notre capacité d’influencer les choses, d’agir
- Allons de l’avant : un dernier temps haut en énergie pour repartir avec le sourire
Pour chaque étape nous proposions aux étudiants un temps de réflexion individuelle, puis un temps de partage à l’écrit et enfin un temps de partage à l’oral pour quelques uns (4-5 personnes par étape).
Garder tout le monde dans la même salle a permis de créer une compréhension d’ensemble de tout ce qui se passait au niveau émotionnel, mental dans le groupe, et a posé une base d’empathie très forte.
Apprentissage n°11 : ce qui fonctionne bien à 75 en présentiel peut aussi fonctionner en distanciel :
Nous avons tout de même conservé des éléments du programme en présentiel malgré les contraintes du format en ligne. Nous avons par exemple animé un débat en ligne sur “qu’est ce qu’une vie réussie?” , réaliser des méditations guidées, ou encore maintenu un exercice d’écriture d’une lettre à soi même, à 75 ! Cela demande juste un peu d’organisation mais ça fonctionne !
Apprentissage n°11 : prendre le temps malgré le timing
Le matin, nous avions prévu plusieurs exercices. Le premier jour, pris par le temps nous sommes passés assez vite sur certains éléments et n’avons pas posé de contexte autour de certains exercices. Ce qui fait que les jours suivant nous avons dû revenir sur ce que nous n’avions pas assez introduits le premier jour.
👋 Des questions ? Des commentaires ? Nous vous invitons à échanger avec nous dans les commentaires ci-dessous. 👋
